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Conseils et Audits QSE / Radioprotection

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Simplifiez-vous la QSE au quotidien !

Stockez et accédez rapidement aux documents de suivi QSE du personnel, des fournisseurs et des équipements ou matériels

Mettez à la disposition de votre personnel les procédures, instructions, formulaires, etc

Suivez et planifiez toutes les actions QSE au quotidien (habilitations échues, maintenances et contrôles à planifier, etc)

Faites des analyses plus poussées en exportant toutes les données QSE dans un tableur

5m, comme les 5 causes principales ayant des effets sur la Qualité, la Santé/Sécurité et l'Envisonnement :

Main d'oeuvre : qualification, aptitudes, habilitations du Personnel

Matière : sélection, évaluation et suivi des Fournisseurs

Matériel : suivi et maintenance des équipements de production, de contrôle et de protection

Milieu : suivi des installations et des rejets dans l'environnement

Méthodes : procédures, instructions, modes opératoires

5m est pensée simple et opérationnelle pour les personnels sur le terrain dans les TPE/PME. Et elle offira aux responsables QSE un accès centralisé aux enregistrements, et un moyen de mise à disposition des méthodes de travail.

Intranet ou Internet

5m peut être installé sur le réseau interne de votre entreprise (Intranet), ou bien chez un hébergeur internet de votre choix.

Si vous optez pour un hébergement internet, vous et vos collaborateurs pourrez accéder à 5m partout, y compris depuis votre mobile. Il suffit d'avoir un navigateur internet (Firefox, Chrome, Internet Explorer etc.). Cela permet par exemple de confier à un service de télé-secrétariat la gestion au quotidien des données QSE.

Pour autant, vous maîtriserez le stockage de vos données et documents, contrairement aux solutions "cloud" ou SaaS.
C'est vous qui aurez les codes d'accès aux espaces de stockage des documents et aux bases de données de votre hébergeur (qui peut, sous certaines conditions, être le même que celui du site internet de votre entreprise).

Gestion des données et documents QSE du personnel

S'assurer que l'on a un personnel formé, habilité et apte aux travaux qui lui sont confiés. C'est la base de ce qui contribue à l'amélioration continue QSE. Et c'est ce dont vous devrez prouver la maîtrise dans le cadre des certifications.

Si au sein de votre TPE/PME vous ne disposez pas d'une application de gestion du personnel capable de gérer facilement les documents liés aux personnels, comme par exemple les certificats de formation ou les aptitudes médicales, vous allez devoir utiliser des outils bureautiques pour le faire. Et cela implique en général de nombreux risques d'erreurs ou de double saisie, sauf à avoir des petits génies de la programmation Excel dans de vos équipes.

Voici les fonctionnalités qui vous simplifieront la gestion QSE du personnel :

Identifier rapidement les personnels pouvant être affectés à une tâche

La fiche personnel est totalement paramétrable en fonction du domaine d'activité de votre entreprise. Par exemple, si vous travaillez dans le milieu nucléaire, vous pourrez décider qu'elle comprendra une zone que vous appellerez "Classement radioprotection" et qui prendra les valeurs "A" ou "B". Vous aurez aussi besoin d'une zone de date spécifique pour suivre la première affectation sous rayonnements ionisants.
Vous aurez sous la main tous les documents nécessaires pour justifier l'aptitude d'un personnel à des travaux donnés.
Et si vous êtes chez un client en train de préparer un chantier et que 5m est installé en version internet, vous pourrez avoir accès à ces documents depuis votre mobile.

Identifier les formations, aptitudes, habilitations etc. qui vont arriver à échéance

A partir de la liste des documents attachés aux personnels, vous pouvez identifier tous les documents qui seront périmés dans les jours, les semaines ou les mois à venir, et ainsi planifier leur renouvellement.
Vous pouvez filtrer la liste par type de document (certificats de formation, fiche d'aptitude), la filtrer sur une plage de dates de péremption ou la trier par dates
Et bien sur, consulter ou télécharger les pièces jointes

Gestion des données et documents QSE des fournisseurs

Capitaliser sur les compétences et les aptitudes des fournisseurs à répondre à vos exigences QSE, et partager vos expériences au sein de votre entreprise. Ce sont des obligations que vous font les normes et référentiels QSE.

Toute entreprise peut facilement se constituer une liste de fournisseurs avec des outils bureautiques simples. Mais quand il s'agit d'effectuer un suivi des prestations et produits fournis au cours du temps pour disposer d'un retour d'expérience objectif et partagé, ces listes trouvent vite leurs limites. De même quand il s'agit de planifier des audits fournisseurs et d'en enregistrer les résultats

Voici les fonctionnalités qui vous simplifieront la gestion QSE des fournisseurs :

Identifier rapidement les fournisseurs à consulter sur la base du retour d'expériences

La fiche fournisseur permet d'une part de faire une première sélection rapide sur les domaines de compétences d'un fournisseur, et sur le niveau qualité qui lui a été affecté. Mais elle permet aussi en un coup d'oeil d'avoir une synthèse des suivis du fournisseurs, qui sont exprimés sous la forme d'une note de 0 à 4 (0 = sans objet / 1 = Non satisfaisant / 2 = Acceptable / 3 = Satisfaisant / 4 = à recommander) pour les 12 critères suivants : Respect des délais, Conformité des produits, Qualité du conditionnement, Respect des quantités, Qualités des services (autres que SAV), Qualité du SAV, Réactivité, Force de propostion, Compétitivité, Capacité d'amélioration, Performance Sécurité-Santé, Performance environnementale.
Depuis la fiche fournisseur, vous pourrez consulter individuellement chaque suivi pour comprendre le pourquoi d'une note
Et vous pourrez aussi avoir accès à tous les documents attachés à un fournisseur comme par exemple des résultats d'audits, des certifications, les conditions générales de vente etc.

Gestion des données et documents QSE des matériels

Identifier tous les matériels ayant un impact sur la réalisation et le contrôle de la qualité, ainsi que sur la protection des personnes et de l'environnement, et s'assurer qu'ils sont maintenus au niveau de performance attendu. C'est une exigence des normes et spécifications QSE, mais aussi la plupart du temps une obligation règlementaire.

Comme pour les habilitations et aptitudes des personnels, la maintenance des matériels et équipements de production, contrôle ou protection nécessite de retrouver facilement les documents traçant les performances attendues de ces matériels, les preuves de l'atteinte de ces performances, et leurs méthodes d'utilisation en sécurité.

Voici les fonctionnalités qui vous simplifieront la gestion QSE des matériels :

Disposer des méthodes et enregistrements de suivi des matériels

La fiche matériel récapitule les conditions de maintenance (périodicité, performances attendues, société prestataire éventuelle...), et pour les EPI, identifie le porteur et le responsable de maintenance.
Tous les documents constituant méthodes et enregistrements pour le matériel sont accessibles depuis la fiche

Planifier la maintenance des matériels

A partir de la liste des matériels, identifiez tous les matériels devant faire l'objet d'une maintenance dans les jours, semaines ou mois à venir. Affinez cette recherche en fonction des responsables des équipements.

Gestion Electronique des Documents QSE : procédures, instructions, modes opératoires, comptes-rendus, enregistrements etc.

Mettre à disposition des personnels les bonnes méthodes de travail, et conserver des enregistrements des actions menées. Ce sont les bases d'une gestion électronique des documents (GED) orientée QSE. Mais pouvoir relier ces documents à l'un des 5m est un plus qui facilite la vie.

Formaliser les savoir-faire des équipes et conserver trace de leurs actions n'est que rarement le coeur de métier d'une entreprise. Et pourtant, la performance et l'amélioration continue d'une entreprise est à ce prix. D'où l'intérêt de disposer du bon outil pour transformer une contrainte paperassière en source de compétitivité.

Voici les fonctionnalités qui vous simplifieront la gestion des méthodes et enregistrements QSE :

Mettre à disposition de tous les bonnes méthodes de travail

Les méthodes (procédures, instructions, modes opératoires, notes de service etc.) sont toutes disponibles en un seul endroit, et peuvent être instantanément retrouvées suivant les métiers ou processus concernés.
Fini la diffusion papier et la gestion des "bonnes versions" sur un serveur bureautique.
Petit plus exigé par certains référentiels : la gestion des listes de présence (à des réunions, causeries, formations etc) qui permet de faire des analyses sur les participations de vos personnels et de s'assurer du niveau d'information de chacun.

Voici une fiche compte-rendu de causerie avec gestion de la liste de présence :

Identifier les enregistrements avec dates de péremption

L'ensemble des enregistrements liés à des personnels, des fournisseurs ou des matériels sont disponibles dans une liste unique
Cette liste peut être triée et filtrée notament pour planifier les actions à mener suite à péremption d'enregistrements tels que des habilitations de personnels, des audits ou des certifications fournisseurs, etc.

Gestion des contrôles des installations et des rejets

Pour faciliter la traçabilité et la planifications des contrôles obligatoires des installations (électrique, protection foudre, désenfumage etc.) et des éventuels rejets dans l'environnement (COV, déchets etc.), 5m propose un registre électronique des contrôles permettant d'y attacher les PV

Voici les fonctionnalités qui vous simplifieront la gestion des contrôles d'installations et de rejets :

Planifier les contrôles à venir

Les enregistrements des contrôles obligatoires sont listés dans un registre pour les installations, et un registre pour les rejets
Ces registres peuvent être triés et filtrés pour identifier les contrôles à planifier en fonction de leurs périodicités respectives, ce qui est plus difficile à réaliser sur des registres papier classiques

Spécifications techniques

Côté postes de travail utilisateurs
Il n'y a rien à installer sur les postes de travail utilisateurs. Tout terminal, y compris mobile, pourvu d'un navigateur peut accéder à 5m : PC, Mac, Linux, Androïd...
La seule obligation est que le navigateur soit autorisé à utiliser Javascript.

Configuration d'un serveur pour une installation en intranet
Si l'application doit être installée sur le réseau interne de l'entreprise, il faut simplement un poste de travail sur lequel puisse être installé un serveur Apache / PHP / MySQL, quel que soit son système d'exploitation.

Choix de l'hébergeur pour une installation internet
Si l'application doit être installée chez un hébergeur internet (de votre choix), il faut qu'il fournisse un serveur Apache / PHP / MySQL, quel que soit son système d'exploitation.
Cet hébergeur peut éventuellement être celui qui héberge déjà votre site internet. Il faudra cependant me fournir un compte administrateur (temporaire) de votre hébergement le temps de l'installation.

Technologies mises en oeuvre
5m a été créée en utilisant les meilleures pratiques de la programmation web libre ou open source actuelles :

PHP + framework Symfony côté serveur,
MySQL + Doctrine pour la gestion de la base de données
Frameworks Bootstrap + jquery côté client

Ceci lui garantit une maintenance et une évolution facile et rapide.

Intranet ou Internet

PRESTATIONS

Démarche qualité ISO 9001

Démarche SSE / MASE

Management de la radioprotection / CEFRI E / QUALIANOR

Développement PHP / Symfony / Dolibarr / Wordpress

Fusion-intégration en un unique système de management QSE

Optimisation du rapport bénéfice/coût de la démarche QSE

Audits internes QSE / Radioprotection

Clés en main et assistance à maîtrise d'ouvrage

Coaching pour prise de parole en public